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Como devo organizar
meu arquivo?
1. Comece com sua identidade:
Assim como devemos ter os nossos documentos pessoais sempre à mão, organizados em local definido, precisamos tratar e organizar os documentos legais de uma empresa, que são:
· Cartão CNPJ;
· O contrato social (ou estatuto) e suas alterações;
· Atas de reunião (se houver);
· Inscrição municipal;
· Alvarás de funcionamento (da prefeitura, da vigilância sanitária, dos bombeiros)
· Inscrição estadual;
· Cópias dos documentos dos sócios;
· Escritura do imóvel ou contrato de locação;
· Carta de habite-se.
2. Colaboradores:
Vamos manter a casa organizada, estamos na era do e-Social, portanto conserve a documentação do seu pessoal sempre em dia, como:
1. Comece com sua identidade:
Assim como devemos ter os nossos documentos pessoais sempre à mão, organizados em local definido, precisamos tratar e organizar os documentos legais de uma empresa, que são:
· Cartão CNPJ;
· O contrato social (ou estatuto) e suas alterações;
· Atas de reunião (se houver);
· Inscrição municipal;
· Alvarás de funcionamento (da prefeitura, da vigilância sanitária, dos bombeiros)
· Inscrição estadual;
· Cópias dos documentos dos sócios;
· Escritura do imóvel ou contrato de locação;
· Carta de habite-se.
2. Colaboradores:
Vamos manter a casa organizada, estamos na era do e-Social, portanto conserve a documentação do seu pessoal sempre em dia, como:
·
Contrato de trabalho;
· Cópia dos documentos pessoais: RG, CPF, Título de eleitor, Carteira de trabalho, endereço;
· Certidão de nascimento dos filhos (se houver);
· Contrato de opção pelo vale transporte;
· Termo de uso de imagem (caso a empresa trabalhe com a imagem dos colaboradores).
Ø A melhor forma de guardar estes tipos de documentos é digitalizado, arquivo digital, como Drive ou Dropbox ou em Pastas adequadas como Escarcelas.
3. Documentos periódicos dos seus colaboradores:
Estes são de interesse direto entre empresa e colaborador, são informações que futuramente podem ser utilizadas ou solicitadas pelos colaboradores ou a empresa, para eventualidades.
· Contracheques (devem ser guardados durante 5 anos);
· Recibo de férias, vale transporte, vale alimentação;
· Comprovantes de desconto ou de bônus salarial (ex: ajuda de custo para faculdade);
· Até o recibo de rescisão.
Ø A melhor forma de guardar estes tipos de documentos é virtualmente e também em Pasta AZ ou em Grampos Trilhos de Plástico.
4. Encargos trabalhistas e impostos:
Seguindo a mesma linha do item anterior, a empresa também tem obrigações com os órgãos tributantes, o Instituto Nacional da Seguridade Social – INSS, Receita Federal, Estadual e Municipal. A estes são relacionados os seguintes pagamentos:
· DARF’s: IRRF, CSLL, IRPJ, entre outros;
· DAS – Para as empresas do Simples Nacional;
· Guia do FGTS;
· Guia da Previdência – GPS.
5. Fornecedores e clientes
Não precisamos dizer que para toda relação de compra e venda de mercadorias ou serviços, é importante ter uma nota fiscal validando a operação, certo? Mantenha salvo por pelo menos cinco anos as notas de produtos ou serviços e comprovantes de pagamentos de seus fornecedores e clientes.
Ø A melhor forma de guardar os documentos citados no item 4 e 5, é em arquivo digital, como Drive ou Dropbox, pois é mais seguro e facilita o envio para o seu contador e outras necessidades.
6. E outros
Considerando que toda despesa avulsa gerada pela empresa também é importante! Empréstimos, despesas de viagem, cursos, eventos, manutenção, compra de imóveis e equipamentos, geram documentos importantes que também devem ser guardados.
Ø Indicamos digitalizar toda a documentação e caso deseje manter também o documento físico utilizar Escarcela, Pasta AZ ou Grampo Trilho, podendo separar por mês ou tipo - água, luz, compra de mantimentos, telefone, etc.
Salientamos que a documentação organizada ajudará na busca quando necessário, na organização e também no controle de pagamentos, pois a rotina lhe ajudará a perceber a falta de alguma obrigação que não foi realizada.
Indicamos manter uma planilha ou programa de controle financeiro, onde tenha apontado na mesma data de vencimento e pagamento, fornecedor, número da nota fiscal, descrição e forma de pagamento.
Clique aqui para obter um modelo de planilha!
· Cópia dos documentos pessoais: RG, CPF, Título de eleitor, Carteira de trabalho, endereço;
· Certidão de nascimento dos filhos (se houver);
· Contrato de opção pelo vale transporte;
· Termo de uso de imagem (caso a empresa trabalhe com a imagem dos colaboradores).
Ø A melhor forma de guardar estes tipos de documentos é digitalizado, arquivo digital, como Drive ou Dropbox ou em Pastas adequadas como Escarcelas.
3. Documentos periódicos dos seus colaboradores:
Estes são de interesse direto entre empresa e colaborador, são informações que futuramente podem ser utilizadas ou solicitadas pelos colaboradores ou a empresa, para eventualidades.
· Contracheques (devem ser guardados durante 5 anos);
· Recibo de férias, vale transporte, vale alimentação;
· Comprovantes de desconto ou de bônus salarial (ex: ajuda de custo para faculdade);
· Até o recibo de rescisão.
Ø A melhor forma de guardar estes tipos de documentos é virtualmente e também em Pasta AZ ou em Grampos Trilhos de Plástico.
4. Encargos trabalhistas e impostos:
Seguindo a mesma linha do item anterior, a empresa também tem obrigações com os órgãos tributantes, o Instituto Nacional da Seguridade Social – INSS, Receita Federal, Estadual e Municipal. A estes são relacionados os seguintes pagamentos:
· DARF’s: IRRF, CSLL, IRPJ, entre outros;
· DAS – Para as empresas do Simples Nacional;
· Guia do FGTS;
· Guia da Previdência – GPS.
5. Fornecedores e clientes
Não precisamos dizer que para toda relação de compra e venda de mercadorias ou serviços, é importante ter uma nota fiscal validando a operação, certo? Mantenha salvo por pelo menos cinco anos as notas de produtos ou serviços e comprovantes de pagamentos de seus fornecedores e clientes.
Ø A melhor forma de guardar os documentos citados no item 4 e 5, é em arquivo digital, como Drive ou Dropbox, pois é mais seguro e facilita o envio para o seu contador e outras necessidades.
6. E outros
Considerando que toda despesa avulsa gerada pela empresa também é importante! Empréstimos, despesas de viagem, cursos, eventos, manutenção, compra de imóveis e equipamentos, geram documentos importantes que também devem ser guardados.
Ø Indicamos digitalizar toda a documentação e caso deseje manter também o documento físico utilizar Escarcela, Pasta AZ ou Grampo Trilho, podendo separar por mês ou tipo - água, luz, compra de mantimentos, telefone, etc.
Salientamos que a documentação organizada ajudará na busca quando necessário, na organização e também no controle de pagamentos, pois a rotina lhe ajudará a perceber a falta de alguma obrigação que não foi realizada.
Indicamos manter uma planilha ou programa de controle financeiro, onde tenha apontado na mesma data de vencimento e pagamento, fornecedor, número da nota fiscal, descrição e forma de pagamento.
Clique aqui para obter um modelo de planilha!
